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《专业行政文秘助理》

最后更新:2021-02-03 11:43
企业内训课程价格 参考价格:待定 (2天(每天6小时))
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课程背景:

数百年来,各行各业都有文秘工作,它是一项常青的、不可或缺的职业,也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手,接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件,文秘的形象更是代表着单位的整体形象。

但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事,需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计,通过两天系统化的梳理和强化,相信会给您最专业的职业指导。

 

课程时间:2天,6小时/天

课程对象:1~3年工作经验的初级秘书助理,及有志从事文秘工作的人士

 

课程收益:

● 了解专业秘书/助理的职责与角色,工作范围与未来展望

● 学习提升工作效率的技巧,包含档案管理时间管理、会议管理,以及上司的行程管理

● 学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧,成为上司的得力助手

● 学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧,塑造专业的形象

 

课程方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

 

课程大纲

第一讲:专业秘书/助理的角色认知

一、专业秘书/助理的定义与职业价值

1. 行政人员的角色扮演:管家、助手、人际

2. 企业需要什么样的行政人员

二、认清秘书/助理的十四项职责

三、专业秘书/助理必备的技能与素质

四、准确自我定位

1. 初级:事务性文员

2. 中级:事务性文员+协助管理

3. 高级:独立管理+事务处理

五、专业秘书/助理的工作法则

1. 摆正位置

2. 积极主动

3. 细心准确

4. 严守机密

5. 诚恳有礼

 

第二讲:如何提升文秘工作效率

一、从高效率的文档管理技巧

1. 文档管理的方法、原则及流程

2. 高效名片管理-大大提升老板业务能力

3. 如何运用信息科技进行客户关系管理

4. 高效助理秘书必备之文书管理技巧

5. 如何成为全方位信息整合工作者

二、如何为上司与自己管理时间

1. 80/20原理的应用

2. 优先级的排定

3. 避免秘书人员的时间管理陷阱

4. 如何优化上司的时间安排

三、会议管理技巧

1. 会议(活动)的种类

2. 会议的流程管理:会前准备;会中协助;会后管理

3. 会议记录训练

四、上司出差行程管理技巧

1. 行前安排

2. 为上司搜集资料

3. 制定完备行程表

第三讲:专业秘书/助理人际沟通技巧

一、成功沟通的秘诀

1. 沟通的定义

2. 沟通的双向性

3. 保证沟通成功的三原则

二、有效职场沟通技巧

1. 人际风格的类型:DISC工具导入

2. 如何与上司沟通

3. 如何与同事沟通

4. 如何与客户沟通

三、上司需要什么样的秘书/助理:白骨精沟通高招

1. 积极倾听

2. 同理心

3. 正向引导法

4. 赞美法

 

第四讲:专业秘书/助理的形象塑造

一、女性行政人员的着装要求

1. 职业装的选择

2. 鞋、袜、包的搭配

3. 巧用首饰、丝巾及其它配饰

二、男性行政人员的着装要求

1. 公务西装的选择

2. 穿西装的十大误区

3. 衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

三、专业秘书/助理的场合着装

1. 正式严肃的会议场合

2. 商务休闲的办公场合

3. 优雅从容的社交场合

四、合宜的仪表修饰

1. 化妆、修面、发型

五、专业的仪态

1. 站、坐、走、蹲、手势、微笑

 

第五讲:专业秘书/助理的礼仪与应对技巧

一、商务用语礼仪

1. 交谈礼仪

2. 接打电话礼仪与技巧

3. 电子礼仪:电子邮件、手机、传真等

二、商务往来礼仪

1. 专业的接待态度

2. 招呼技巧

3. 介绍时的原则

4. 握手技巧

5. 交换名片

6. 行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

7. 不同的送客方式

8. 拜访的宜与不宜

9. 馈赠礼仪

三、商务餐饮礼仪

1. 中式:请客吃饭的艺术;桌位;点菜;上菜顺序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶

2. 西式:桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐

 

结束语

1. 分享与回顾

2. 行动计


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