课程背景:
数百年来,各行各业都有文秘工作,它是一项常青的、不可或缺的职业,也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手,接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件,文秘的形象更是代表着单位的整体形象。
但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事,需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计,通过两天系统化的梳理和强化,相信会给您最专业的职业指导。
课程时间:2天,6小时/天
课程对象:1~3年工作经验的初级秘书助理,及有志从事文秘工作的人士
课程收益:
● 了解专业秘书/助理的职责与角色,工作范围与未来展望
● 学习提升工作效率的技巧,包含档案管理、时间管理、会议管理,以及上司的行程管理
● 学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧,成为上司的得力助手
● 学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧,塑造专业的形象
课程方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练
课程大纲
第一讲:专业秘书/助理的角色认知
一、专业秘书/助理的定义与职业价值
1. 行政人员的角色扮演:管家、助手、人际
2. 企业需要什么样的行政人员
二、认清秘书/助理的十四项职责
三、专业秘书/助理必备的技能与素质
四、准确自我定位
1. 初级:事务性文员
2. 中级:事务性文员+协助管理
3. 高级:独立管理+事务处理
五、专业秘书/助理的工作法则
1. 摆正位置
2. 积极主动
3. 细心准确
4. 严守机密
5. 诚恳有礼
第二讲:如何提升文秘工作效率
一、从高效率的文档管理技巧
1. 文档管理的方法、原则及流程
2. 高效名片管理-大大提升老板业务能力
3. 如何运用信息科技进行客户关系管理
4. 高效助理秘书必备之文书管理技巧
5. 如何成为全方位信息整合工作者
二、如何为上司与自己管理时间
1. 80/20原理的应用
2. 优先级的排定
3. 避免秘书人员的时间管理陷阱
4. 如何优化上司的时间安排
三、会议管理技巧
1. 会议(活动)的种类
2. 会议的流程管理:会前准备;会中协助;会后管理
3. 会议记录训练
四、上司出差行程管理技巧
1. 行前安排
2. 为上司搜集资料
3. 制定完备行程表
第三讲:专业秘书/助理人际沟通技巧
一、成功沟通的秘诀
1. 沟通的定义
2. 沟通的双向性
3. 保证沟通成功的三原则
二、有效职场沟通技巧
1. 人际风格的类型:DISC工具导入
2. 如何与上司沟通
3. 如何与同事沟通
4. 如何与客户沟通
三、上司需要什么样的秘书/助理:白骨精沟通高招
1. 积极倾听
2. 同理心
3. 正向引导法
4. 赞美法
第四讲:专业秘书/助理的形象塑造
一、女性行政人员的着装要求
1. 职业装的选择
2. 鞋、袜、包的搭配
3. 巧用首饰、丝巾及其它配饰
二、男性行政人员的着装要求
1. 公务西装的选择
2. 穿西装的十大误区
3. 衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
三、专业秘书/助理的场合着装
1. 正式严肃的会议场合
2. 商务休闲的办公场合
3. 优雅从容的社交场合
四、合宜的仪表修饰
1. 化妆、修面、发型
五、专业的仪态
1. 站、坐、走、蹲、手势、微笑
第五讲:专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
一、商务用语礼仪
1. 交谈礼仪
2. 接打电话礼仪与技巧
3. 电子礼仪:电子邮件、手机、传真等
二、商务往来礼仪
1. 专业的接待态度
2. 招呼技巧
3. 介绍时的原则
4. 握手技巧
5. 交换名片
6. 行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
7. 不同的送客方式
8. 拜访的宜与不宜
9. 馈赠礼仪
三、商务餐饮礼仪
1. 中式:请客吃饭的艺术;桌位;点菜;上菜顺序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶
2. 西式:桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐
结束语
1. 分享与回顾
2. 行动计